Van decentrale en verouderde IT naar een efficiënte werkplek voor elke medewerker
Fons Blankendaal is ICT-manager bij HVO-Querido. “Wij hadden onze organisatie en daarmee de ICT decentraal georganiseerd en dat had een aantal duidelijke nadelen. We hadden drie verschillende elektronische cliëntendossiers (ECD’s) in gebruik, wat natuurlijk verre van efficiënt werkt. De werkplekken werden lokaal beheerd en waren niet afdoende beveiligd. Daarnaast konden de pc’s alleen op vaste werkplekken worden gebruikt.”
Het bestuur van HVO-Querido startte een programma om over te gaan naar een meer efficiënte digitale werkplek. Een combinatie van laptop, smartphone en cloudgebaseerde applicaties moest locatie onafhankelijk en veilig werken mogelijk maken voor alle zorgmedewerkers.
Doelen van HVO-Querido
HVO-Querido definieerde een aantal doelstellingen voor het project. De eerste was gebruik te maken van cloud en SaaS-applicaties, om tijd- en plaatsonafhankelijk te kunnen werken. Daarnaast werd er als publieke organisatie kritisch gekeken naar de kosten van IT. Om de beheerskosten te kunnen verlagen moest er één uniforme werkplek voor alle medewerkers komen. Doordat dit ook meer inzicht geeft in bijvoorbeeld licentiekosten was het eenvoudiger om kostenbesparingen te realiseren. Een laatste belangrijk uitgangspunt was het verhogen van de bedrijfszekerheid en veiligheid van de ICT-infrastructuur en applicaties.
De aanpak
PQR ontwikkelde een plan van aanpak op basis van de eisen en wensen van Bartiméus. Hayscen de Lannoy: “In een aantal workshops ging PQR met ons dieper op de techniek in: wat gebruik je, en wat heb je nodig? Op basis daarvan maakte PQR voor ons het maatwerk-ontwerp voor onze moderne werkplek.”
Privacy en security
Privacy en security zijn topprioriteiten voor HVO-Querido. De organisatie is NEN 7510 gecertificeerd. Fons Blankendaal: “Informatiebeveiliging is ongelofelijk belangrijk met de bijzondere doelgroepen die we hebben. We werken met gedocumenteerde en ongedocumenteerde vluchtelingen, slachtoffers van mensenhandel en sekswerkers. We gebruiken uiteraard firewalls, MFA en een immutable back-up. Daarnaast voeren we pentesten uit en krijgen regelmatig audits. We zijn nu ook bezig met een SOC SIEM traject voor nog betere bescherming.”
De keuze voor PQR
Na een selectieprocedure koos HVO-Querido voor PQR voor de bouw van de werkplek. PQR heeft de uitrol van de werkplekken voorbereid en samen met een aantal andere leveranciers uitgevoerd, van logistiek tot en met de levering van telefoons en laptops. Daarbij zorgde PQR ook voor de benodigde software zoals Microsoft 365, en multifactor authenticatie voor de beveiliging. Voor de feitelijke uitrol werd op de verschillende locaties een adoptiestraat ingericht.
De samenwerking met PQR
Fons Blankendaal: “We werken op verschillende fronten en niveaus samen met PQR. Onze operationele servicedeskmedewerkers schakelen direct met de IT-specialisten van PQR. Daarnaast hebben we een servicemanager die contact heeft met de service delivery manager van PQR. En op tactisch en strategisch niveau voeren we regelmatig gesprekken om te bepalen waar we staan en wat ervoor nodig is om volgende stappen te zetten.”
Gebruikersondersteuning vanuit de servicedesk
Toen de nieuwe werkplekken in gebruik waren genomen bleek na verloop van tijd dat de servicedesk van de huidige partner niet goed werkte. Omdat HVO-Querido daarvoor zelf niet de juiste mensen in dienst had, heeft PQR vanuit haar co-sourcing dienstverlening de servicedesk tijdelijk ingericht. Hierbij verzorgen PQR-medewerkers uit naam van de klant de ondersteuning naar gebruikers. Parallel daaraan ging HVO-Querido eigen mensen aannemen en is de service desk nu volledig in eigen handen. Fons Blankendaal: “Hiermee nam PQR ons het acute resourcevraagstuk uit handen. Met deze geleidelijke overgang bleef de ondersteuning naar gebruikers op peil en konden wij gefaseerd onze eigen capaciteit verder opbouwen.”
